Un proyecto se define como "esfuerzo único que produce ciertos resultados y que se hace bajo ciertas restricciones de tiempo, costo y desempeño".

Las secciones: justificación, calendario, personal y políticas, se consideran como básicos en toda propuesta, cada apartado está pensado para ser independiente de los otros, por lo que la información no debe repetirse en otro apartado, y si bien están relacionados, cada apartado tiene su propósito.

Justificación del proyecto

La ejecución de todo proyecto deberá ser justificada desde tres perspectivas básicas:

1. Innovación. Ilustra los aspectos novedosos que traerá consigo el proyecto.
   Constituye el aspecto crucial, si el propósito del proyecto es una tesis o si se trata de un proyecto de investigación.
2. Impacto. Describe cuál será la impresión, típicamente de corto plazo, de ejecutar el proyecto dentro de una organización. Indica el efecto en su entorno en términos de factores económicos, técnicos, socio-culturales, institucionales y medioambientales.
3. Profundidad. Clarifica de qué manera será el tratamiento del problema y es vital para establecer expectativas con respecto a los diferentes productos del proyecto. Es aplicable a todos los propósitos del desarrollo de proyectos en la misma medida. También conocido como alcance de la investigación, es el proceso consciente de planificación y toma de decisiones por parte de quien investiga.

Calendario de actividades

Brinda información sobre:

• Listado total de las actividades. Es recomendable que los entregables constituyan las ramas principales de una estructura jerárquica, subordinando a éstos las tareas necesarias para producir el entregable. Además, debe contemplarse labores  administrativas pues éstas consumen tiempo y recursos relacionados con el proyecto.
• Precedencia y relaciones entre las actividades. Típicamente, las relaciones existentes entre las actividades se establecen mediante un Diagrama de Gantt, aunque otras técnicas son igualmente válidas.
• Estimado de esfuerzo requerido para las actividades.
• Responsabilidad. Identificación de quién (persona o perfil) tiene la responsabilidad por la ejecución de una actividad o tarea. Debe tomarse en cuenta la disponibilidad de las diferentes personas asignadas al proyecto antes de asignar esas responsabilidades, para no caer en situaciones de sobrecarga. Identifique en cada una de las tareas un responsable único, aunque la ejecución de la tarea puede requerir la participación de varias personas.
• Puntos de control y eventos clave. Se ha de señalar dentro del cronograma aquellos eventos o actividades relevantes a la ejecución del proyecto, como lo pueden ser fechas de entregables, presentaciones de avance o finales, informes
  de medio período, entre otros.

Personal involucrado

• Jefe de proyecto.
  "Las compañías tienden a ascender sistemáticamente a sus empleados menos competentes a cargos directivos para limitar así la cantidad de daño que son capaces de provoca".
  Objetivo principal: hacer ver al equipo la importancia de la calidad del producto en desarrollo.
  Motivación. Adecuar la producción conforme a las mejores capacidades de cada empleado.
  Organización. Adecuar/Crear procesos para llevar el concepto inicial al producto final.
  Ideas/Innovación. Motivar al personal para aportar ideas dentro de los límites del proyecto.
• Equipo de Software
  Estructura organizada del personal de desarrollo de software encargada de la implementación de una solución.
  Número de tareas = Número de individuos, entonces el gestor de proyectos debe coordinar.
  Número de tareas > Número de individuos, entonces equipos informales con líder.
  La “mejor” estructura de equipo depende de diversos factores como:
  • Dificultad del problema a resolver.
  • Tamaño del programa.
  • Vida del equipo.
  • Grado de modularidad del problema.
  • Calidad y confiabilidad requeridas para el sistema.
  • Rigidez en las fechas de entrega.
  • Grado de sociabilidad (comunicación) que requiere el proyecto.
• Organigramas de equipo
  
  • Descentralizado democrático
    • Sin líder de grupo permanente en función de la tarea.
    • Decisiones por consenso dentro del grupo.
    • Comunicación horizontal.
  • Descentralizado controlado
    • Líder de grupo permanente.
    • Jefes secundarios en subtareas.
    • Resolución de problemas en grupo.
    • Implementación de subtareas asignada por el líder.
    • Comunicación horizontal entre subgrupos e individuos.
    • Comunicación de control vertical.
  • Centralizado controlado
    • Líder de grupo permanente.
    • Resolución de problemas de alto nivel + coordinación interna.
    • Comunicación vertical.

Políticas de comunicación y seguimiento

"La comunicación es un esfuerzo bidireccional, involucra la transmisión de información y el entendimiento de una persona o grupo de personas hacia otras, a través del uso de símbolos comunes".

En el ambiente del proyecto, la comunicación se refiere al intercambio de mensajes e información, con el objetivo de comunicar significados y conocimientos entre el gestor de proyecto, y los involucrados internos y externos.

El gestor de proyecto no solo debe ser un comunicador efectivo sino que debe procurar que la comunicación en el proyecto también sea altamente efectiva. La escucha efectiva es una de las más importantes habilidades que el gestor de proyecto debe adquirir y practicar.

Un estilo de comunicación es el modo, manera o forma predominante de comunicarse. El gestor de proyecto debe utilizar distintos estilos de comunicación durante el ciclo de vida del proyecto.